29/11/2023
“Como podemos o ajudar”
R: O consultor de eventos tem a missão de ajudar seus clientes a planejar e executar — com sucesso — os mais diversos tipos de eventos, sejam eles pessoais ou corporativos, como casamentos, feiras, festas de aniversário, lançamentos de produtos, confraternizações, congressos, palestras, convenções e muitos outros.
O trabalho começa com a compreensão das necessidades e expectativas do cliente em relação ao evento, e segue com a criação de um plano detalhado para sua realização. Isso inclui a definição de um cronograma, a escolha do local, a contratação de fornecedores, o levantamento de orçamentos e até mesmo as ações de divulgação do evento. Com o apoio de um consultor de eventos, o cliente – seja uma pessoa ou uma empresa – pode se concentrar em outras questões importantes, sabendo que toda a organização e realização está sendo gerenciada por profissionais comprometidos com o sucesso desse acontecimento.
Cada tipo de evento tem suas próprias demandas e particularidades. A lista abaixo explica resumidamente o que faz um consultor de eventos, em geral, no seu dia a dia profissional:
participar de reuniões de briefing com os clientes para entender suas necessidades
elaborar um planejamento estratégico completo da realização do evento
contactar fornecedores como músicos, bufês, tendas, cenários, estandes, sistemas de controle de acesso, telões, equipes de filmagem, aparelhagem de som etc.
levantar custos e prazos de todos os prestadores de serviços envolvidos
traçar um cronograma de ações e datas até a realização do evento
intermediar pagamentos e negociar descontos para que os custos se adequem à verba disponível
reportar ao cliente sobre o andamento dos trabalhos, com base nas datas definidas
acompanhar toda a produção e instalação de equipamentos e estruturas no local
monitorar a realização do evento e resolver eventuais imprevistos, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado
apresentar um relatório final dos valores, público e renda (quando for o caso)
