Digitala möten (2024)

06/05/2020

- Nej men hej! När man råkar komma in i mötet en andra gång och säger hej till sig själv.

21/04/2020

Ögonkontakt är viktigt, men jobbigt. Lösning: Skriv ut en bild på två ögon och klistra upp precis vid din we**am, och känn känslan av att se någon i ögonen när du pratar.

16/04/2020

Vad har du och ditt team lärt er de senaste veckorna?

16/04/2020

För lite större möten, där gruppen inte träffats tidigare digitalt, kan det vara en bra idé att boka in ett kort förmöte dagen innan. Det här är ett tips som flera av våra kompisar redan testat med gott resultat.

När en grupp träffas för första gången i ett digitalt möte brukar det ta lite tid att komma igång. Någon kanske får problem med att installera programvaran man skall träffas i, eller så har en deltagare glömt sitt lösenord.

Det är ju jobbigt när det strular precis i början. Genom att boka in ett kort möte dagen innan ser man till att det inte sker. Passa på att ge gruppen en förberedande uppgift när du ändå pratar med dom.

14/04/2020

För det lite större digitala eventet är det en fördel om publiken kan sitta tillsammans i mindre grupper och titta. Det är lättare att hitta på uppgifter för publiken att jobba med och svårare för deltagare att samtidigt göra något annat.

Vi har gjort ett gäng tv-liknande sändningar där publiken sitter tillsammans. Det har tex handlat om en importör av bilar där publiken varit grupper av säljare som tittat från sin bilhall någonstans i Sverige.

Det här öppnar för en rad möjligheter. Man kan, under sändningen, be dem diskutera en fråga, lösa en uppgift eller fundera över inspel tillsammans. Som enskild deltagare är det heller inte lika lätt att distrahera sig när man sitter med andra människor än om man sitter själv. Ökad uppmärksamhet alltså.

Sitter alla en och behöver man fundera mer på hur man involverar publiken för att hålla deras uppmärksamhet på topp.

14/04/2020

När det nu inte är möjligt att genomföra fysiska event behöver vi fundera på hur vi kommunicerar istället. Många funderar nu över att ersätta den fysiska träffen med ett stort digitalt event.

I många organisationer kan det vara bra att istället överväga att ersätta den stora kick-offen, seminariedagen eller kundkonferensen med flera mindre insatser.

Ett alternativ är att skapa ett koncept för en enklare TV-sändning med programledare, en eller två gäster i studion och resten av gästerna med via nätet (tex i zoom). Den här typen av sändning kan man genomföra en gång per månad eller lite mer sällan.

Här är det viktigt att se till att man testat allt noga innan, har ett körschema som alla medverkande känner till och att göra ett rappt och kul program för publiken.

Om man förut satsade allt på att träffas en eller några gånger per år, kan man på det här sättet kommunicera med tätare intervaller.

/Erik och Jakob

09/04/2020

Se till att dina deltagare har ett telefonnummer att ringa om de får problem att ansluta till mötet. Helst inte ditt om du är den som leder mötet.

Att som deltagare få problem med att ansluta till ett viktigt möte är extremt stressande. Är man sen till ett fysiskt möte vet man oftast hur långt man har kvar. Har man teknikstrul har man oftast ingen aning!

Som organisatör är det schysst att se till att i inbjudan skicka med ett telefonnummer som den som inte tar sig in kan ringa. Kanske för att be om hjälp, men framförallt för att säga att han eller hon inte kan vara med.

Se till att numret du lämnar ut går till någon annan än den person som organiserar mötet. Att få samtal från någon som inte tar sig in precis när man börjat prata är inte kul.

Vid större möten kan den här funktionen gärna ta formen av ett slags helpdesk; bemannad av en eller flera teknikkunniga personer som kan tipsa om en alternativ adress eller kanske tom fjärransluta till personens dator och fixa problemet.

09/04/2020

Agendan är ett av de viktigaste verktygen för dig som organisatör när du vill skapa ett bra möte. Med agendan kan du se till att alla deltagarna vet vilka ämnen som skall tas upp, beslut som skall tas och samtal som skall föras.

Ett viktigt skäl till att ha en agenda är att det annars är stor risk att den som leder mötet pratar för mycket. Forskaren Simon Elvnäs har i sin forskning visat att många chefer tror att de fördelat ordet jämt i gruppen, när de i själva verket använt nästan all tid själva.

GÖR SÅHÄR
1. Dela gärna upp din agenda i några huvudsegment. Ett där det är tänkt att några få informerar resten av gruppen, ett där ni diskuterar och tar beslut och ett där ni skapar något tillsammans.

2. Se till att alla har agendan senast dagen innan mötet så att alla kan förbereda sig ordentligt. Det är bra om den som leder mötet är tydlig med hur länge en viss del är tänkt att ta, hur lång tid det är kvar till nästa punkt och när ni byter ämne.

Pro tip: gör en av deltagarna till ansvarig för tiden. Om denne med jämna mellanrum informerar om hur mycket tid som är kvar av mötestiden blir det enklare att hålla tempo och hinna med allt man planerat.

Alla möten är såklart inte sammanträden där man skall ta sig igenom ett antal beslutspunkter, men de flesta möten blir bättre av att deltagarna vet vad som förväntas av dem och där många får vara med och prata.

/Erik & Jakob

08/04/2020

Liten kamerakurs:

1. Sätt dig på en plats där du har ljuset i ansiktet. Gärna vid ett fönster. Undvik ljusa fönster i bakgrunden.

2. Se till att bakgrunden inte är för stökig, gärna med en enfärgad yta bakom ditt ansikte.

3. Undvik att filma underifrån. Sätt kameran i ansiktshöjd eller något lägre. Har du en laptop med inbyggd kamera, ställ den tex på några böcker.

08/04/2020

Mindre möten, där det är tänkt att alla skall vara med och prata, fungerar oftast bättre om alla har en egen dator än när delar av gruppen sitter tillsammans.

Det här är kanske en öppen dörr nu när många jobbar hemifrån, men tidigare har det varit svårt att övertyga folk om värdet av att alla sitter i ett eget rum när man möts digitalt. För de som är på plats är det såklart skönt att sitta tillsammans, men att som en av få deltagare vara med på distans i ett möte där alla andra sitter runt ett bord är kass på flera sätt. Det brukar vara svårt att höra vad alla säger, man ser inte saker som visas och man får ingen känsla för vad som pågår i rummet.

Genom att be alla sätta sig vid en egen dator säkerställer man att alla hörs och syns bra. Alla i mötet har samma möjlighet att förstå vad som händer i gruppen och samma möjlighet att komma till tals.

Vad tycker du? Blir det konstigt om man ber folk gå till sina rum och logga in bara för att några är med hemifrån?

07/04/2020

Hur knäppt får det vara?

När du fått snurr på de tekniska detaljerna och känner dig tekniskt trygg med dina möten online kanske du också ska fundera över hur du gör dina möten ROLIGARE att delta i. Eftersom vi alla ska trängas i små videofönster på en skärm kan man gärna ta ut svängarna lite extra för att få effekt.

Helt enkelt våga göra något oväntat för att skapa engagemang och för att ditt möte ska sticka ut lite ur mängden. Här sätter bara fantasin begränsningar, och du känner nog själv hur mycket du vill bjuda på dig själv, eller vad ditt företags värderingar tillåter.

Ta på dig en rolig t-shirt, överaska med ett kontorsstols-race eller varför inte använda deltagarnas telefoner för att skicka in bilder eller filmer.

För att fördela ansvaret i mötet, se till att någon annan i mötet har ansvar för att ta emot och visa de inskickade fotona. Att använda deltagarnas telefoner som verktyg för återkoppling är oerhört kraftfullt och det kommer garanterat många tips om det framöver.

Sätt på dig dina kaninöron och sprid glädje!

/Erik och Jakob

07/04/2020

När större event eller konferenser nu flyttar ut på nätet behöver format och agenda anpassas till något som på många sätt liknar TV. Här är det dock viktigt att man ser på sin publik som deltagare istället för tittare.

Om publiken sitter i mindre grupper och tittar fungerar det bra att ge grupperna frågor att prata kring eller uppgifter att lösa.

Har du publik som sitter en och en finns en risk att delar av publiken efter en stund väljer att kombinera tittandet med att göra något annat, tappar fokus och kanske slutar att titta helt.

Här är ett bra tips att kombinera den TV-liknande sändningen med diskussioner i mindre grupper i Zoom/Teams/Whereby eller liknande. Be någon anteckna det som sägs och rapportera när ni samlar ihop hela gänget i den avslutande sändningen.

Se till att ge tydliga instruktioner och samla all information på samma ställe. Det finns också några olika verktyg som kan hantera publikens hopp mellan sändningen och videomötet.

Hör av dig om du vill att vi berättar mer! :-)

/Erik & Jakob

06/04/2020

Se till att du och dina kompisar har era kameror påslagna under hela videmötet nästa gång ni samlas. Kamerabilderna gör det lättare för guppen att fokusera på det mötet handlar om.

I många arbetsgrupper har det tidigare varit vanlig att man genomför möten med kamerorna av. Nu, när många spenderar mer tid i distansmöten, ser vi hur man i många grupper förstått att kamerorna är viktiga. Det finns flera skäl att ha kameran påslagen under videomötet:

1. Kamerorna skapar en känsla av tillsammans
När vi inte längre sitter i samma rum försvinner mycket av känslan av samhörighet och möjligheter till att med kroppsspråk eller korta inlägg visa hur vi känner. Om alla har sina kameror på finns möjligheten att med en nick, ett leende eller en tumme upp visa att vi är med. Kunskapen om hur det ser ut där de andra i mötet sitter skapar också en känsla av samhörighet.

2. Lättare att hålla sitt eget fokus
Ett problem med digitala möten är att det är lätt att tappa fokus. Ett klick bort finns vår epost, en text som behöver läsas eller en webbsida att ta del av. Har man kameran på är det svårare att låta sig distraheras.

3. Folk förstår lättare vad du vill
Om man har kameran på när man pratar förstärker man sitt budskap med sina ögon, ansiktsuttryck, huvudrörelser och händer. Man kan visa sitt engagemang och göra det tydligt för de som lyssnar att det här är viktigt och intressant. Handlar din del om att du vill övertyga gruppen, är det mycket större chans att folk väljer din linje om de ser dig när du argumenterar för din sak.

Glöm inte att titta rakt in i kameran då och då :)

/Erik & Jakob

06/04/2020

Det är en klok idé att vika några minuter i början av det digitala mötet för att bekräfta varandra och skapa förutsättningar för samhörighet och deltagande.

När man träffas för ett möte i verkligheten viks alltid några minuter till det sociala samspelet mellan de som är med. Man pratar om vädret eller om något svårt på jobbet. Man ser varandra i ögonen och ler och bekräftar varandra. Det brukar vara svårare i ett digitalt möte.

Det finns möten där många av deltagare inte har någon agendapunkt eller uppmanas att säga något kring ämnet, vilket gör att man känner sig utanför, inte sedd, inte bekräftad - i värsta fall känner man sig avstängd från samtalet.

GÖR SÅ HÄR

1. Den som leder mötet ber alla att slå på sina mikrofoner. Om någon deltagare vet med sig att hen sitter på en plats med mycket andra ljud kan denne välja att avstå incheckningen, eller slå på precis när hen skall prata.

2. Mötesledaren ber alla att säga sitt namn och berätta något kort om något de just nu brottas med, glädjer sig åt eller funderar över. Man kan såklart också be alla kommentera ett ämne eller frågeställning som är relevant för mötet.

3. Den som leder mötet får gärna börja, för att visa "hur det går till". Det finns sedan ingen bestämd turordning, utan vem som helst som bestämmer sig att börja gör det. Här gäller det att vänta in varandra och vara lyhörd för situationen.

Som en av 25 deltagare i mötet kan det kännas läskigt att vänta på sin tur för att sedan säga något, men det kommer att gå lättare med tiden. Ha tålamod att vänta tills det känns som att alla har fått chansen att checka in. Sedan fortsätter mötet enligt plan.

Gruppen har nu på några få minuter bekräftat varandra, alla har fått säga något, alla har övat på att vänta in och lyssna in samtalet för att sedan ta plats själva. Du har nu skapat bättre förutsättningar för ditt möte, och för dina mötesdeltagare.

På samma sätt kan man gärna göra en utcheckning när mötet nästan är klart, och alla strax ska logga ut. Prova att alla får säga med en mening vad de; lärt sig under mötet, vad de tänker om projektet, en tanke och hur man går vidare eller något annat som är relevant för mötet.

/Erik och Jakob

06/04/2020

Digitala möten är en sida om videomöten och livesändningar på nätet. Här kommer du bland annat hitta tips om hur du planerar och genomför små och stora möten. Och vad du skall tänka på när du vill att det skall bli riktigt bra. Hör gärna av dig med frågor och egna idéer. Gilla eller följ redan idag, så är du med från början!

/Erik och Jakob

Digitala möten

06/05/2020

21/04/2020

16/04/2020

16/04/2020

14/04/2020

14/04/2020

09/04/2020

09/04/2020

08/04/2020

08/04/2020

07/04/2020

07/04/2020

06/04/2020

06/04/2020

06/04/2020

Address

Website

Alerts

Contact The Business

Shortcuts

Share