16/06/2024
[Kiến thức chuyên môn ngành Tổ Chức Sự Kiện]
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về mỗi mảng kiến thức trong ngành event, anh sẽ chia sẻ những kiến thức chuyên môn về ngành Tổ Chức Sự Kiện.
Để trình bày một cách dễ hiểu, anh tạm chia toàn bộ ngành event thành 3 PHẦN LỚN:
A. PHẦN CỨNG (8 hạng mục)
B. PHẦN MỀM (5 hạng mục)
C. PHẦN NGOÀI CHUYÊN MÔN (3 hạng mục)
Chúng ta bắt đầu nhé!
-----
A. PHẦN CỨNG (8 hạng mục)
1 - Khảo sát địa điểm:
Khảo sát địa điểm là quá trình điều tra và đánh giá một địa điểm để xem liệu đây có phù hợp để tổ chức sự kiện hay không.
Ví dụ: Sau khi khảo sát, bạn chọn một khách sạn lớn trong thành phố để tổ chức một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới vì không gian phòng tiệc rộng rãi và đầy đủ tiện nghi phục vụ cho sự kiện của bạn.
2 - Sân khấu:
Bao gồm kết cấu, tải trọng và các yếu tố an toàn, thẩm mỹ của sân khấu.
Ví dụ: Trong buổi biểu diễn âm nhạc, chúng ta sẽ cần một sân khấu có kết cấu chắc chắn, chịu được trọng lượng lớn với các thiết bị âm thanh ánh sáng, đồng thời đảm bảo sự an toàn cho các nghệ sĩ trình diễn.
3 - Âm thanh:
Bao gồm hệ thống loa, micro và các thiết bị điều khiển âm thanh để đảm bảo chất lượng âm thanh trong suốt sự kiện.
Ví dụ: Trong buổi diễn thời trang, mất âm thanh đột ngột có thể dẫn đến việc khán giả không nghe được thông tin mô tả của các thiết kế, làm giảm trải nghiệm tham gia.
4 - Ánh sáng:
Các hệ thống chiếu sáng và các hiệu ứng ánh sáng để tạo không gian và tăng cường cảm xúc cho sự kiện.
Ví dụ: Trong buổi hòa nhạc, ánh sáng chuyên nghiệp có thể tạo ra hiệu ứng ánh sáng và màu sắc phù hợp với từng giai điệu, làm tăng thêm sự hấp dẫn và kết nối với khán giả.
5 - Trình chiếu:
Sử dụng các thiết bị như màn hình LED, máy chiếu để trình diễn nội dung video, hình ảnh.
Ví dụ: Trong buổi hội thảo, bạn sử dụng máy chiếu để chiếu các bài thuyết trình của diễn giả, giúp khán giả dễ dàng theo dõi và hiểu rõ hơn về nội dung được trình bày.
6 - Hiệu ứng sân khấu:
Bao gồm các hiệu ứng như pyrotechnics, hệ thống phun khói, đèn laser để làm nổi bật các phần trình diễn trong sự kiện.
Ví dụ: Trong một buổi biểu diễn rock, bạn có thể sử dụng hiệu ứng pyrotechnics để tạo ra cảm giác mạnh mẽ và phù hợp với phần biểu diễn của ban nhạc.
7 - Production:
Bao gồm các hệ thống giữ và kết cấu để lắp đặt các thiết bị và trang thiết bị sự kiện.
Ví dụ: Trong buổi triển lãm nghệ thuật, bạn cần các hệ neo giữ vững chắc để treo tranh và các tác phẩm nghệ thuật một cách an toàn và thẩm mỹ.
8 - Nền tảng online:
Sử dụng công nghệ và các nền tảng trực tuyến để livestream sự kiện, quản lý đăng ký tham dự và tương tác với khán giả từ xa.
Ví dụ: Bạn có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến, cho phép khán giả từ khắp nơi trên thế giới tham gia mà không cần phải có mặt tại địa điểm.
-----
B. PHẦN MỀM (5 hạng mục)
1 - Concept:
Là ý tưởng chủ đạo, linh hồn của sự kiện, giúp chúng ta xác định không chỉ nội dung mà cả phong cách và cảm xúc mà bạn muốn truyền tải.
Ví dụ: Nếu bạn tổ chức một sự kiện kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, concept có thể là "Thập Kỷ Thành Công", với các hoạt động và nội dung mang tính biểu tượng về sự thành công và sự phát triển.
2 - Brief & Proposal:
Là tài liệu trình bày chi tiết về ý tưởng sự kiện, chi phí, kế hoạch và các chi tiết cần thiết khác để khách hàng có thể đánh giá và quyết định.
Ví dụ: Bạn đang làm việc với một khách hàng và cần đưa ra một bản đề xuất chi tiết về một sự kiện gala từ thiện. Bản đề xuất này sẽ bao gồm mô tả về chủ đề, các hoạt động dự kiến, ngân sách ước tính và lợi ích mà sự kiện này mang lại.
3 - Kịch bản:
Là các tài liệu mô tả chi tiết về lịch trình và các hoạt động của sự kiện, bao gồm cả các bài phát biểu, các phần giải trí và chương trình chính.
Ví dụ: Kịch bản cho một lễ trao giải âm nhạc sẽ bao gồm lịch trình chi tiết từ khi khách mời đến, các phần biểu diễn của nghệ sĩ, phần trình diễn của người dẫn chương trình và phần trao giải.
4 - Ngân sách:
Quản lý chi phí và tài chính của sự kiện, bao gồm các khoản chi tiêu, thu nhập dự kiến và các chi tiết chi phí khác.
Ví dụ: Bạn phải quản lý ngân sách cho một buổi tiệc cưới sang trọng. Bạn cần phân bổ ngân sách để thuê địa điểm, mua thực phẩm và đồ uống, thuê nhân viên phục vụ và chi tiết trang trí để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng tiêu chuẩn.
5 - Quản trị rủi ro:
Đánh giá và dự phòng các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện và lên kế hoạch để xử lý khi có vấn đề xảy ra.
Ví dụ: Trong một sự kiện ngoài trời, bạn cần xem xét và chuẩn bị phương án dự phòng cho các vấn đề như thời tiết xấu, hệ thống âm thanh hỏng, hay việc giao thông gặp khó khăn.
Mỗi hạng mục đều đóng vai trò quan trọng và có sự liên kết với nhau để tạo nên một sự kiện thành công.
-----
C. NGOÀI CHUYÊN MÔN (3 hạng mục)
1 - Tài trợ:
Quản lý quy trình yêu cầu tài trợ từ các nhà đầu tư hoặc đối tác, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
Ví dụ: Bạn cần lên kế hoạch yêu cầu tài trợ từ một công ty đối tác cho một sự kiện thể thao. Bạn cần thuyết phục họ về lợi ích mà sự kiện này mang lại cho thương hiệu của họ và xác định rõ ràng các cam kết từ phía bạn để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả.
2 - Giấy phép:
Bạn cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và có đủ giấy phép cần thiết để tổ chức sự kiện.
Ví dụ: Để tổ chức một lễ hội nghệ thuật công cộng, bạn cần phải đảm bảo rằng bạn đã có đủ giấy phép từ các cơ quan chức năng để tổ chức các hoạt động văn hóa, giải trí, và bảo đảm an toàn cho khán giả tham gia.
3 - Kỹ năng mềm:
Bao gồm các kỹ năng như giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, giúp bạn tương tác và làm việc hiệu quả với đội ngũ và khách hàng.
Ví dụ: Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để đối thoại với đội ngũ cung cấp dịch vụ và khách hàng, đảm bảo mọi công việc diễn ra trơn tru và đúng tiến độ.
-----
Như vậy là anh đã tóm tắt một cách ngắn gọn và dễ hiểu về 3 PHẦN QUAN TRỌNG & CƠ BẢN NHẤT của nghề Tổ Chức Sự Kiện.
Các bạn có thể thấy, mỗi hạng mục bên trên đều đóng vai trò quan trọng và có sự liên kết với nhau để tạo nên một sự kiện thành công.
Anh hy vọng các bạn có thể áp dụng các thông tin trên vào công việc tổ chức event, dù là quy mô nhỏ trong công ty của chính các bạn, hay ở quy mô lớn cho khách hàng hoặc đối tác.
Nếu các bạn cảm thấy chuỗi bài viết hữu ích, hãy tương tác để ủng hộ anh nhé.
Chúc các bạn vui vẻ và thành công!
![[Kiến thức chuyên môn ngành Tổ Chức Sự Kiện]Để giúp bạn hiểu rõ hơn về mỗi mảng kiến thức trong ngành event, anh sẽ chia...](https://img3.evepla.com/961/495/824731869614953.jpg)
