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Pianificare un evento significa lavorare a stretto contatto con il cliente per fa sì che la progettazione rifletta la visione del cliente e raggiunga gli obiettivi prefissati. I clienti che hanno bisogno di un event planner desiderano che vengano pianificati e gestiti tutti gli aspetti della manifestazione, inclusi i relativi dettagli ed elementi di azione fino al suo completamento.
I compiti di un event planner possono includere: selezione di un tema generale per l’evento sviluppo di un budget selezione di un luogo negoziazione dei contratti di hotel assunzione di fornitori esterni pianificazione del menù assunzione di un catering organizzazione di oratori, ospiti o intrattenitori gestione e coordinamento trasporto scelta grafica e colori gestione inviti