Sistema Congressi

Sistema Congressi ORGANIZZAZIONE CONGRESSI SCIENTIFICI
ED EVENTI AZIENDALI

We were born in 1984, the first Company in Padova to offer consultancy and full service conference planning. Over the years, we established our reputation at the national and international level as a modern, flexible company capable of offering innovative solutions to our clients’ needs, with enthusiasm and availability, always respecting timing and expenses. We constantly aim for excellence on th

e basis of verifiable elements and data:
- a deep knowledge of the market
- a rigorous system for the evaluation of suppliers and services
- an organizational model certified according to the most recent standards
- a cutting-edge IT and web infrastructure

These are the tools that enabled us to grow and establish our company as a benchmark in the Italian meeting industry. Our demanding clients motivated us to start a journey that enabled us to offer expertise that include the marketing and communication of events, the most advanced IT and web applications, and the financial and administrative expertise needed to tackle even the most complex projects. At Sistema Congressi, people make the difference: project managers with multi-year experience in the ex*****on of complex projects, and an ongoing investment in training and education.

In vacanza c'è chi si sente in colpa a non fare niente. Noi lo consigliamo. 😎Perché le idee migliori non arrivano con lo...
07/08/2026

In vacanza c'è chi si sente in colpa a non fare niente. Noi lo consigliamo. 😎

Perché le idee migliori non arrivano con lo stress addosso: arrivano a bordo piscina, in una passeggiata senza meta, in un pomeriggio in cui non succede assolutamente niente.

Quest'estate vi auguriamo relax, un po' di sano ozio e la libertà di annoiarvi. Al resto pensano le idee.

Buone vacanze da Sistema Congressi. 🌊

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On holiday, some feel guilty doing nothing. We recommend it. 😎

Because the best ideas don't show up in meetings — they show up poolside, on an aimless walk, on an afternoon when absolutely nothing happens.

This summer we wish you rest, a bit of healthy idleness, and the freedom to be bored. The ideas will handle the rest.

Happy holidays from Sistema Congressi. 🌊

Organizzare un congresso significa fare scelte strategiche.1️⃣ Definisci le priorità.Prima di distribuire il budget, ind...
31/07/2026

Organizzare un congresso significa fare scelte strategiche.

1️⃣ Definisci le priorità.
Prima di distribuire il budget, individua gli elementi davvero essenziali: location, catering, contenuti scientifici, tecnologia, esperienze dei partecipanti.

2️⃣ Prevedi un margine per gli imprevisti
Anche con una pianificazione accurata, gli imprevisti possono sempre presentarsi: per questo, è buona pratica destinare il 20% del budget a un fondo imprevisti.

3️⃣ Monitora il budget durante tutto il progetto
Aggiornare costantemente il budget con preventivi confermati, modifiche e costi extra permette di prendere decisioni più consapevoli e mantenere il controllo.

✨ Un congresso ben organizzato non è quello che spende di più, ma quello che investe nel modo giusto.

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Organising a conference means making strategic decisions.

1️⃣ Define your priorities
Before allocating your budget, identify the elements that truly matter: venue, catering, scientific content, technology, and attendee experiences.

2️⃣ Set aside a contingency fund
Even with careful planning, unexpected costs can always arise. That’s why it is good practice to allocate 20% of the budget to a contingency fund.

3️⃣ Monitor your budget throughout the entire project
Keeping your budget updated with confirmed quotes, changes, and additional expenses allows you to make more informed decisions and stay in control.

✨ A well-organised conference is not the one that spends the most, but the one that invests wisely.

THE CONGRESS DICTIONARY 📖I 3 termini chiave per partecipare a un evento (senza fare confusione).1️⃣Registration: Non è s...
28/07/2026

THE CONGRESS DICTIONARY 📖
I 3 termini chiave per partecipare a un evento (senza fare confusione).

1️⃣Registration: Non è solo un biglietto. È il portale dove si raccolgono dati, preferenze alimentari, scelte delle sessioni e crediti formativi . È il motore logistico dell'evento!

2️⃣Early bird: è un'iscrizione anticipata e prevede una tariffa ridotta. Per noi organizzatori è fondamentale per calcolare i flussi e pianificare gli spazi.

3️⃣On-site registration: Si fa direttamente al desk il giorno dell'evento. Garantisce massima flessibilità, ma a un prezzo più alto e con il rischio di code o kit congressuali esauriti.

Il nostro consiglio? 💡Se hai un congresso in agenda, monitora sempre la scadenza dell'Early Bird. Il portafoglio ringrazia (e anche noi)! Scopri sul nostro sito i prossimi congressi che stiamo organizzando. Lo trovi al link in bio.

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The 3 key terms for attending an event (without getting confused).
1️⃣Registration: It’s not just a ticket. It’s the gateway where data, dietary requirements, session choices, and continuing education credits are collected. It is the logistical engine of the event!

2️⃣Early Bird: An advance registration that comes with a discounted rate. For us organizers, it is essential for estimating attendance and planning spaces.

3️⃣On-site Registration: Done directly at the desk on the day of the event. It guarantees maximum flexibility, but at a higher price and with the risk of queues or sold-out congress kits.

Our tip? If you have a congress on your schedule, always keep an eye on the Early Bird deadline. Your wallet (and we) will thank you!
Discover the upcoming congresses we are organizing on our website. You can find it at the link in bio.

Quanto tempo ci vuole davvero per organizzare un congresso di successo? ⏳Dipende, ma sicuramente più di quanto si pensi....
23/07/2026

Quanto tempo ci vuole davvero per organizzare un congresso di successo? ⏳
Dipende, ma sicuramente più di quanto si pensi.

Quando collaboriamo con il mondo Accademico, la macchina organizzativa si accende spesso tra i 12 e i 18 mesi prima del via. I tempi della scienza e dell'università hanno scadenze rigide: l'apertura delle Call for Papers, la revisione dei contributi scientifici da parte dei comitati e l'incastro delle agende di relatori internazionali richiedono mesi di lavoro invisibile.

Nel mondo Corporate i ritmi si velocizzano — parliamo di solito di 6-8 mesi — ma la complessità logistica resta altissima per allineare l'evento agli obiettivi aziendali e assicurarsi la presenza degli stakeholder.

Come segreteria organizzativa, il nostro compito è disegnare una pianificazione precisa, per far sì che ogni fase venga gestita correttamente e togliendo l'ansia della gestione a chi si affida a noi. Perché il tempo non va solo calcolato, va gestito al meglio per garantire la qualità dell'evento.

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How long does it really take to organize a successful congress? ⏳
It depends, but definitely longer than you think.

When we collaborate with the Academic world, the organizational machine often starts 12 to 18 months before the kickoff. The timing of science and university has strict deadlines: the opening of the Call for Papers, the review of scientific contributions by the committees, and the slotting of international speakers' schedules require months of invisible work.

In the Corporate world, the pace speeds up — we usually talk about 6-8 months — but the logistical complexity remains extremely high to align the event with corporate goals and ensure the presence of stakeholders.

As an organizing secretariat, our task is to design a precise planning, to ensure that each phase is managed correctly and to remove the anxiety of management from those who rely on us. Because time should not just be calculated, it must be managed at its best to guarantee the quality of the event.

Magari per le vacanze no... ma la domanda è meno assurda di quanto sembri!Sistema Congressi ha una vera e propria licenz...
21/07/2026


Magari per le vacanze no... ma la domanda è meno assurda di quanto sembri!

Sistema Congressi ha una vera e propria licenza di Agenzia di Viaggi. Per molti è una sorpresa, per noi è il modo migliore per garantire ai nostri clienti pacchetti completi, tutele assicurative e zero stress aziendale.

Cosa significa in concreto? Che oltre ai congressi gestiamo:
✈️ Viaggi incentive aziendali e transfer dedicati
🤝 Esperienze di Team Building su misura
🔍 Visite tecniche e logistica complessa

Da questa esperienza è nata Travel Around Italy, la nostra DMC (Destination Management Company).
Per disegnare itinerari e progetti su misura e far vivere l'Italia in modo unico e impeccabile ai nostri clienti

Ci trovi al link qui, sezione Travel!
https://www.sistemacongressi.com/destination-management-company

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Maybe not for the holidays... but the question is less absurd than it seems!

Sistema Congressi has a real Travel Agency license. For many it is a surprise, for us it is the best way to guarantee our clients complete packages, insurance protection, and zero corporate stress.
What does it mean in practice? That on top of conferences we manage:

✈️ Corporate incentive trips and dedicated transfers

🤝 Tailor-made Team Building experiences

🔍 Technical visits and complex logistics

From this experience Travel Around Italy was born, our DMC (Destination Management Company).
To design tailor-made itineraries and projects and make our clients experience Italy in a unique and flawless way.

Find us at the link, Travel section!

Dopo Monaco, ESSERC 2026 cambia scenario e sbarca all'Auditorium de Palma🌴 dal 7 al 10 settembre. È la 52ª edizione dell...
17/07/2026

Dopo Monaco, ESSERC 2026 cambia scenario e sbarca all'Auditorium de Palma🌴 dal 7 al 10 settembre.

È la 52ª edizione della European Solid-State Electronics Research Conference: il punto d'incontro europeo per tecnologi e progettisti che si occupano di dispositivi e circuiti a stato solido.
E dietro le quinte ci siamo noi: Sistema Congressi porta la sua esperienza organizzativa a Palma de Mallorca. ✈️

Ci vediamo lì? Seguiteci qui e visitate il sito ufficiale di per rimanere sempre aggiornati! (Link nei commenti / in bio 🔗)



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After Munich, ESSERC 2026 is changing scenery and landing at the Auditorium de Palma 🌴 from September 7th to 10th.

This will be the 52nd edition of the European Solid-State Electronics Research Conference: Europe's premier gathering for technologists and designers working on solid-state devices and circuits. ⚡
And behind the scenes, you'll find us! Sistema Congressi is bringing its event management expertise to Palma de Mallorca. ✈️

See you there? Follow us here and visit the official website to stay updated! (Link in comments / bio 🔗)

Cose che forse non sai su Sistema Congressi🚀Tutto ha inizio nel 1980: una giovane Marisa Sartori lavora come traduttrice...
14/07/2026

Cose che forse non sai su Sistema Congressi🚀

Tutto ha inizio nel 1980: una giovane Marisa Sartori lavora come traduttrice per i comunicati finali del G7 a Venezia, sull'isola di San Giorgio.

Il settore dei congressi era un mondo ancora poco esplorato e complesso, ma affascinante, e partecipare ad un evento cosi grande accende in Marisa il desiderio di provare a farne parte.

“Era un territorio alla continua ricerca di innovazione,
Proprio come me”

Nel 1985 con un piccolo ufficio in affitto a Padova e il supporto del padre, inizia a cercare i primi clienti. Una telefonata alla volta, con una tenacia fuori dal comune.

Con gli anni, la squadra cresce.
Nuove colleghe entrano nel team, aumentano le competenze e arrivano i primi grandi traguardi.

"Ciò che ci guida [...] è la continua ricerca di modalità, linguaggi e formati nuovi per anticipare le esigenze dei nostri clienti”

LA NOSTRA STORIA CONTINUA ANCHE GRAZIE A TE. Ci trovi al link in bio📩

Per noi, valorizzare gli sponsor equivale a valorizzare l'evento stesso. È un gioco di squadra dove vincono tutti: l'org...
07/07/2026

Per noi, valorizzare gli sponsor equivale a valorizzare l'evento stesso. È un gioco di squadra dove vincono tutti: l'organizzatore, i partecipanti e le aziende partner. 🚀

Ma come si crea una sponsorizzazione di successo?
1️⃣ Allineamento: Lo sponsor deve parlare la stessa lingua dell'evento.
2️⃣ Visibilità: Spazi espositivi chiari, strategici e ben posizionati.
3️⃣ Networking attivo: Creare veri momenti di incontro, non solo passaggi di sfuggita.
4️⃣ Contenuto: Materiali e comunicazione mirati per il settore.

Il segreto? Gli sponsor giusti attraggono il pubblico giusto. E quando un partner è soddisfatto, il rapporto continua anche dopo la fine del congresso. 🤝✨

Vuoi una gestione sponsor professionale, chiara e senza stress per il tuo prossimo evento?

👉 Clicca nel link in bio e parliamone!

"Abbiamo investito budget, tempo e idee. E se poi la sala resta vuota?" Sistema congressi non si occupa solo del lato lo...
03/07/2026

"Abbiamo investito budget, tempo e idee. E se poi la sala resta vuota?"

Sistema congressi non si occupa solo del lato logistico e organizzativo, ma anche dell'ingaggio.
Il nostro metodo è preciso:

🔍Targeting e database: raggiungiamo le persone giuste attraverso i canali giusti
📆Strategia di segreteria organizzativa: gestiamo le iscrizioni con recall, newsletter e comunicazione strategica
👥esperienza di conversion: calcoliamo la giusta percentuale di no-show per assicurarci la sala sia piena.

Hai un'idea in mente? scrivici! E non perderti le nostre newsletter per rimanere sempre al passo con gli eventi!

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"We’ve invested budget, time, and ideas. What if the room ends up empty?"

At Sistema Congressi, we don’t just handle logistics and organization—we drive engagement.
Our approach is precise:

🔍 Targeting & Database: We reach the right people through the right channels.
📆 Organizing Secretariat Strategy: We manage registrations with strategic follow-ups, newsletters, and targeted communication.
👥 Conversion Experience: We accurately calculate the no-show rate to ensure your venue is packed.

Have an idea in mind? Drop us a line! And don't forget to subscribe to our newsletter to stay ahead of the game with the latest event trends!

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Indirizzo

Via Tommaseo, 68
Padua
35131

Orario di apertura

Lunedì 09:00 - 17:30
Martedì 09:00 - 17:30
Mercoledì 09:00 - 17:30
Giovedì 09:00 - 17:30
Venerdì 09:00 - 17:30

Telefono

+39049651699

Sito Web

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